社内報担当って 実は社内で「一番の能力者」！

　ミライストのコラムでは社内報制作に関わる技術面について多く発信をしてきましたが、今回は少し趣向を変えて「企業内の社内報担当」の皆様の業務内容を紹介していきたいと思います。例えば

「社内報担当って、普段どんなことをしているか、考えたことがない」
「季刊誌だから、忙しさのオンオフがあったりするの？」

といった、部署外からの声を聞くことがあると思います。しかしながら社内報担当の皆様の業務は実に多岐に及び、多忙を極めていらっしゃる方が多いのが事実……。そこで社内報に深く関わり始めて7年目突入のコラム担当者の視点から「多くの人に共感してほしい！」と思う社内報業務の大変さについてご紹介。大きくは「把握力」「想像力」「洞察力」の3つの「力」の観点に分けてみていきたいと思います。

　これを読めばきっと、タイトルの「一番の能力者」という言葉に響感すること間違いなし？！

読者を熟知する「把握力」で、
従業員のための社内報が作れる！

　社内報担当の主な仕事の一つとして「企画に合わせて、登場していただく従業員への声かけや原稿・写真の手配」が挙げられます。この仕事は規模が大きな企業ほど、関わる人が多くなるため、大変な仕事となります。

　例えば、同じ部署や支店を続けて紹介しないように、、、登場していただく従業員の役職バランスが崩れないように、、、誰と誰が先輩後輩の関係で話がしやすいのか、、、など、言わば従業員の皆様をパズルのピースのように、緻密につなぎ合わせていく作業となり、そういった時に発揮される力が「把握力」。「どういった関係性が社内で構築されているのか」「今、社内でどのプロジェクトを優先しているのか」「そのキーパーソンは？」といったアンテナを社内報担当者は常日頃張り巡らせます。その努力を積み重ねて状況把握をし、社内報の企画を立て、インタビューする従業員候補を選出しています。

適材適所にアサインする「想像力」で、
読みたくなる社内報が作れる！

　企画内容が決まり、制作本番を迎えると「いざ、取材！」となります。そうなると、撮影場所や日時調整、提供する資料集めなど主に管理業務が続きます。社内報担当の方は他業務を兼務されていることが多いため、この取材当日までの管理業務をできるだけ手早く進めることが重要なミッションとなります。条件反射的に「この企画にはA部署に登場してもらおう」「中途入社のBさんにアンケートをお願いすると意外な答えが返ってくるかも」など、先の把握力と組み合わせて「想像力」を活用していく必要がります。合わせて仮定をすることも重要なポイント。

・撮影日が雨だったら、プランを変更
・取材前に質問事項シミュレーション
・原稿が届かない場合の咄嗟の判断（アドリブ）

　撮影は生き物ですので、ハプニングやトラブルは起きやすいものです。ただしハプニングが続出しないためにも、1つずつ項目を立てて業務を遂行する必要があります。取材対象者が多いほど、煩雑になりますので、従業員の皆様からのサポートがやや必要になるかもしれません。撮影時のうっかりミスについては（見落としあるあるベスト3）のコラムでも記載しています。

一歩先を見極める「洞察力」で、
社内報の読みどころが作れる！

　社内報が完成！しかし最後の大きな壁が「どこまで読んでもらえているか」。紙の社内報の場合、引き込まれるようにじっくり読まれている従業員の方を見つけると嬉しくなりますよね。そうなるには、配布した一瞬が勝負になります。手にした瞬間「面白そう！」「気になる企画がある！」という感触を作り出すには、何より企画が大切。

　読みたくなる企画を生み出すには、社内の動向をじっくりと見定め、企業の次の指針を体現していくような企画を盛り込むことが重要となりますので、企業の見つめる先の「その少し先」を意識する「洞察力」 を磨く必要があります。

まとめ

　社内報制作において、3つの力を元に説明をしましたが、この3つの力を発揮する制作担当者はすごい！と尊敬しています。でも、一番の根底は「社内報が従業員の皆さんにとって有益なものに」繋がるよう貢献していく姿勢が大きく影響します。だからこそ、当社では社内報制作担当者の方を社内で一番「人のことを想って動ける人」だと考えており「一番の能力者」だと感じています。

　そして、もう一つ社内報制作担当者の方にとって、最高の能力が「感謝をすること」。
原稿提供者に感謝と感想を述べると次の原稿協力につながります。

　改めて内容にまとめてみると、大変さが先に滲み出てしまいますが、ぜひ社内報制作担当の皆様には、作り手として「楽しむこと」にも注力していただけたらと思います。健康的なマインドからは豊かな発想で誌面づくりが目指せます。

　社内での制作が大変となることが多いため「社内報制作の負担を軽減したい！」とご検討されている場合は、ぜひ社内報専門部署を持つ当社にお気軽にご相談ください。貴社の社内体制に合わせた、制作サポートのご提案から、制作・納品までワンストップでご対応することができ、貴社にフィットする社内報を提案してまいります。

公開日：2023年10月3日